O principal passo no caminho pela excelência é que haja a confecção conjunta entre produtor, equipe da fazenda e consultor técnico de um bom planejamento

O estabelecimento de uma rotina de controle e conhecimento da realidade técnica e econômico-financeira da empresa rural, por si só, não determina que o negócio tome novos rumos para que seja possível aumentar a eficiência e alcançar a sustentabilidade da empresa rural. O principal passo no caminho pela excelência é que haja a confecção conjunta entre produtor, equipe da fazenda e consultor técnico de um bom planejamento para superar os principais desafios das fazendas.

Entretanto, todos os envolvidos e conhecedores da realidade de uma empresa rural, em especial aquelas que trabalham com a atividade pecuária, como uma fazenda produtora de leite, sabem que o que não falta são desafios. A rotina do trabalho, todos os procedimentos que são intrínsecos ao funcionamento de cada setor da fazenda e todos os detalhes que enriquecem e tornam a atividade leiteira um negócio desafiador e apaixonante, impõem uma série de fatores e desafios a serem superados.

Estes inúmeros pontos a serem trabalhados, por outro lado, ao invés de auxiliar na elaboração de planejamentos efetivos para a fazenda, prejudicam a determinação de um foco do trabalho e até mesmo fazem com que produtores rurais tenham uma aversão inicial a este tipo de ferramenta gerencial. Cabe, portanto, aos consultores, auxiliar os produtores rurais na priorização daqueles itens que mais têm impactado o resultado técnico e econômico-financeiro da propriedade.

Neste sentido, para determinar o que será trabalhado é fundamental fazer análises comparativas com os resultados daquelas fazendas com os melhores indicadores, dentro de sistemas de produção similares, além de não focar em mais do que cinco desafios, sendo o ideal, três por planejamento. Parece pouco, mas imagine se toda fazenda realmente resolvesse, todo ano, os três principais problemas que prejudicam o resultado da empresa. Um exemplo muito comum no ano agrícola de 2015/2016: fazenda com alto gasto de concentrado, impactando negativamente os resultados. Pense nesta empresa com toda uma estrutura interna preparada para lidar com este desafio de maneira ágil, mantendo excelentes resultados técnico-econômicos? Assim são as fazendas de sucesso de hoje, e assim serão as de amanhã!

Tendo em vista o dinamismo da atividade leiteira e após conhecer e determinar aqueles principais itens que serão o foco do trabalho, o que, essencialmente, deveria conter um bom planejamento? Baseado na metodologia de planejamentos PDCA (Plan-Do-Check-Action), a descrição do desafio, a determinação das metas e do plano de ação, as ferramentas e ações de monitoramento dos resultados e os impactos que as ações planejadas causarão no resultado final da fazenda são itens indispensáveis a todo planejamento:

1. Descrição do desafio

Nesta etapa, será muito importante que de maneira sucinta, em organogramas ou tópicos, sejam citados todos os principais fatores que interferem no problema e que são intrínsecos à fazenda.

2. Metas

É importante que as metas sejam estabelecidas com base na diferença entre os resultados alcançados pelas melhores fazendas e os atuais da propriedade. Esta determinação de resultados a serem buscados pela fazenda no período deve ser ponderada entre todos os agentes que estarão envolvidos com a etapa. Além disso, é fundamental que as metas sejam desafiadoras, alcançáveis e mensuráveis, pois o acompanhamento e monitoramento se tornam mais objetivos e, com isso, é possível redefinir o plano de ação no caso de insucesso o quanto antes.

3. Plano de ação

Neste ponto, todo o resumo das decisões que foram tomadas para resolver o problema deve ser citado. É fundamental que tanto o cronograma físico de atividades quanto o cronograma financeiro sejam definidos. Uma boa maneira de confeccionar planos de ação é respondendo as seguintes perguntas: O que será feito? Por quê? Quem fará? Quando será realizado? Onde? Como será realizado? Quanto será o ganho marginal com tal proposta?

4. Monitoramento

É fundamental definir, desde o princípio, a frequência e as formas de monitoramento que serão realizadas. Sempre é importante que os resultados que estão sendo obtidos sejam plotados em gráficos, tabelas ou outras ferramentas gerenciais, lado a lado com a meta para o período. As metas e os gráficos de monitoramento dos resultados propostos para os principais desafios devem compor os painéis de gestão à vista em todas as fazendas.

5. Impactos nos resultados

Toda ação somente deve ser implementada caso os benefícios gerados por ela sejam superiores aos custos por ela impostos (ganho marginal citado no plano de ação). E é desta forma que todo empresário atua, e não é diferente com produtores rurais. Portanto, este item tem grande impacto no convencimento do produtor para o total comprometimento com a implementação do planejamento confeccionado.

Conhecendo profundamente todas as etapas do PDCA, o foco do consultor durante a condução das reuniões operacionais e estratégicas que levam à elaboração do planejamento, deverá ser de compreensão profunda da rotina do trabalho da fazenda e tornar possível que todos os parceiros estejam integralmente comprometidos com os resultados. Para tanto, entender e propor alterações da rotina do dia a dia do trabalho que facilitem a realização de novas tarefas ou treinamentos para que estas sejam realizadas de maneira correta serão indispensáveis.

Ao mesmo tempo, toda a equipe deve ser capaz de conhecer e identificar desvios que porventura venham ocorrer e que possam prejudicar o atingimento das metas traçadas. Ou seja, o monitoramento da realização do plano de ação e dos resultados por ele gerados deve ser de responsabilidade de todos sob a supervisão do produtor e do consultor e não somente destes dois últimos, como de costume em grande parte das fazendas.

Conhecendo a realidade de cada fazenda e determinando o foco de ação para solucionar os principais desafios, além de possibilitar o envolvimento de toda a equipe da propriedade, será possível alcançar gradativamente a sustentabilidade do negócio, com um alto padrão de utilização de ferramentas gerenciais para a condução das empresas rurais.

Portanto, caro leitor, planejar é uma ação que pode se transformar numa simples e útil ferramenta gerencial dentro das empresas rurais, sem misticismo ou criação de monstros, assim como o leão que mia ao invés de rugir. Um forte abraço e muito SUCESSO!

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Autor:

Leonardo Maciel, Médico Veterinário pela Universidade Federal de Viçosa

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